跟單員崗位信息
后金融危機時代的外貿跟單員崗位透視
發布時間:2012-4-9 8:07:05   閱讀次數:5534
                            吳蘊 湖州職業技術學院

  2007年始于美國的次貸危機造成全球實體經濟衰退,本次全球性金融危機雖于2010年終止,但是歐債危機陰影下的全球貿易環境持續惡化,后金融危機時代的經濟復蘇異常艱難 。在全球分工中,依靠粗放型發展模式與低價競爭貿易形式迅猛發展起來的中國制造業所主導的出口貿易模式開始衰退,中國出口貿易總額已經連續12月沒有增長。在全球價值鏈視野下,中國制造業必須轉型升級成為共識,“十二五”規劃期間中國將從制造大國向制造強國的轉型已成國策 。完成產業轉型升級,實現中國創造,這都需要時空條件相應資源配置,并非短期可為。只有提升制造業、切實強化自身作為全球工廠的市場競爭力,才能贏得時空資源,逐步實現從制造大國向制造強國的轉變,到達中國創造。因此,作為中國經濟三駕馬車之一的出口貿易必須保持既有出口優勢,如何在逆勢下盈利企穩,則需要從現實條件出發解決當下問題。
  一、 提升出口訂單履行品質是出口貿易盈利的現實應對
后金融危機時代的中國出口貿易可謂外憂內患,一方面歐美發達國家消費銳減國際市場明顯縮水,國際貿易摩擦不斷已經成為常態,另一方面國內原材料成本上升,人口紅利將盡。這些因素直接導致外向型企業接訂單難,接了訂單卻難于盈利的窘迫局面。
  (一)后金融危機時代出口貿易變數
  1. 訂單數量減少,訂單利潤下降
歐美發達國家是中國出口貿易直接或者間接的消費市場。歐美發達國家一貫是中國出口貿易主體目標市場,或者通過轉口貿易成為中國出口的最終消費市場。但本次金融危機影響了歐美公民消費理念、削弱了市場消費承受力,導致歐美市場需求銳減、訂單數量明顯減少。加之,同期國內生產原料大幅上漲,人力資源短缺、人力成本明顯增加,所有生產要素的成本上升直接導致訂單利潤下降。
  2. 出口競爭加劇,經營風險上升
中國產業經濟迅猛發展,但產業結構失衡,產業準入門檻低端的重復建設埋下出口導向型企業產能嚴重過剩的隱患,并在國際需求壓縮,國內消費動力不足的背景下被瞬間放大,出口競爭必然加劇。在出口產品同質化的前提下,出口競爭演變成價格戰,低廉價格壓縮了合理利潤空間,國內生產成本上升,國際貿易摩擦不斷升溫,外向型企業的經營風險直線上升。
  (二)后金融危機時代必須提升出口訂單履行品質
  毋庸置疑,訂單是外向型企業的生命線。提升訂單盈利能力成為中國出口貿易應對后金融危機時代的當務之急。
  在后金融危機時代下,出口訂單總量減少、單位利潤下降已經成為普遍問題:一方面客戶顯得更挑剔,同等價格質量要求提高,同等質量價格壓低;另一方面原材料及人工成本上升,國際貿易壁壘凸顯,出口貿易摩擦不斷。總之,在訂單利潤空間大幅壓縮、企業經營風險攀升的生死考驗下,如何把握好手頭的出口訂單運作,提升訂單履行品質,保證單單穩定盈利以及維系順暢的客戶關系,保障出口貿易持續盈利是維持出口導向型企業健康生存并贏得產業轉型升級發展空間的關鍵。
  二、外貿跟單員是保障訂單履行的專職崗位
  在后金融危機時代,出口訂單的履行質量空前重要。盡管訂單履行是涉及多部門的動態的系統問題,但外貿跟單員崗位是提升訂單履行質量工程的重中之重,是直接保障既有訂單盈利,穩定既有客戶群,維護企業訂單總量,保證現階段企業正常生產規模的關鍵因素。
  總之,外貿跟單員作為負責訂單履行的專職人員,成為外向型企業逆勢中維穩的核心力量,這也是后金融危機時代的特殊現象。
  (一) 外貿跟單員崗位工作內容定位
  外貿跟單,是外貿行業一個細分的從業崗位,也是外貿公司或者具備自主出口權的外向型企業內部各部門之間、外貿公司與生產企業、外貿公司與客戶、生產企業與客戶之間聯系與溝通的橋梁。
  “外貿跟單員是指在進出口貿易中,在貿易合同簽訂后,對貨物加工、裝運、保險、報檢、報關、結匯等部分或全部環節進行跟蹤和監控,協助合同履行的業務從業人員,是隨著本世紀以來我國國際貿易發展,業務細分出現的一個新崗位 。”在我國國際貿易領域崗位職能區分中,外貿跟單員作為一個獨立的崗位,從2006年開始上崗資格證書認證,是我國商務行業繼國際商務從業資格(外銷員)、國際貨代員、國際商務單證員職業資格培訓考試后第四個崗位的培訓與認證考試。
  (二) 外貿跟單員崗位工作現狀剖析
外貿跟單員作為一個獨立的工作崗位,雖然2006年就實施了崗位資格認證,但仍舊是我國國際貿易領域最新的工作崗位,生命力與懵懂同在。作為人力資源規劃理想的外貿跟單員崗位跟現實工作情景中的外貿跟單員崗位存在多方面的差距。
  1. 稱謂不一,崗位工作邊界不清
從外貿跟單員的崗位工作內容定位出發,可以發現在外貿領域做著外貿跟單員崗位工作的,有著不同的崗位名稱,除了外貿跟單員之外,最常見的稱謂是QC(quality controller )或者外貿業務員助理。通常在外向型企業QC崗位是由質檢員崗位演變過來的,負責把關產品質量檢驗;在外貿公司中QC構成了外貿跟單部門,負責大貨出廠前的質檢;QC更多的時候是作為進口方的業務代表負責大貨裝運前質量檢驗。外貿業務員助理作為外銷員簽單后的業務助理,負責跟進訂單履行,配合展開工作,當外貿業務員助理簡稱自己是業務員或者甚至外銷員時,就帶來了崗位分工的混亂。同時,恰恰是被冠名為外貿跟單員的崗位在實際工作中往往被認為是“跑腿的”、“打雜的”,負責遞送訂單資料成為其主要工作內容。
  2. 專業不專,核心職業技能模糊
  外貿跟單員作為外貿領域中獨立的崗位工作,理應具有獨特典型的核心職業技能,以區別于其它工作崗位。事實上,對外貿跟單員崗位的核心職業技能尚無形成權威定論。外貿跟單書籍對此有的略過不提,有的繁復不堪。比如認為跟單員要具備多種角色能力及其訓練,有業務員、外貿工作者的職能和口才、談判技巧;與工程人員共事的能力,接受基本產品知識及ISO9000相關認證等訓練;絕佳人際關系處理能力,通過他人做事的藝術;法律專家,懂經濟法律、海關,招招立于不敗之地;生意人,能與客戶打交道,具備適當的精明、干練;具有遠見,站在老板和公司整體的高度考慮問題;清楚地了解公司,知道公司的產品、需求、管理流程;清楚地了解顧客需求,能在市場定位上把握客戶需求;整體利潤觀,價格是利潤與行情妥協的結果;后勤運送專家,懂運輸、物流、配送;營銷和管理的高手,從外觀看是營銷高手,從內看是管理高手 。如果求職者真正具備這些職業技能,那恐怕就能勝任任何崗位。過高過泛的職業技能要求等同于沒有,外貿跟單員崗位核心職業技能之模糊可見一斑。
  3. 來源多樣,崗位人員流動性大
從事外貿跟單員崗位的人源多樣,既有選拔的一線操作工人,也有受過高等教育的大學畢業生。從學歷看,外語專業居多,其余五花八門,唯獨沒有跟單專業。這種崗位人員來源的不確定性,加劇了外貿跟單員崗位工作成為外貿新手訓練營的局面,在應聘求職中,外貿跟單員崗位事實上成為通向其它外貿崗位的跳板。外貿跟單員崗位流動性過大。一般,跟單新手兩年左右就會出現流動,其中優秀的轉型去做外銷員或者做管理,怕苦怕累怕受委屈的堅持不下去,沒有熬出頭就自然淘汰。過大的崗位流動性難以養成懂行業、專精尖的外貿跟單能手。難怪有企業主以20萬年薪打底,卻請不到一位懂服裝、精外貿英語、會點設計的外貿跟單師。
  由此可見,外貿跟單員作為獨立崗位的行業價值被嚴重忽視了。從理想層面看,作為外貿領域新生的崗位,外貿跟單員理應承擔起保障訂單順利履行的崗位職責,成為履行合同的責任人;但現實是,外貿跟單員崗位被喚作跑腿的、打雜的,沒有社會地位,崗位工作邊界不清,核心專業技能模糊,崗位流動性過大。在后金融危機時代,如果外貿跟單員崗位尚名不副實,那么出口訂單履行難免缺乏合理盈利的保障。
  三、外貿跟單員理應成為出口訂單的項目經理
  中國?絲綢之路集團董事長凌蘭芳認為:21世紀中國制造業的國際地位日益見隆。跟單已經不僅僅是外向型企業的必備,而且也是所有訂單生產企業的常項。某種程度上,跟單員職業能力決定了訂單盈虧與企業得失,構成企業隱形競爭力。跟單不同于具體工序,而是伴隨著從合同開始一直到“交鑰匙工程”的結束。這就把跟單的重要性等同于企業精益管理名下的全過程跟蹤監管控制 。由此,外貿跟單員的行業地位可見一斑,責任之重不言而喻,顯然不是一個跑腿打雜的角色可以承擔的。后金融危機時代,必須賦予外貿跟單員恰如其分的崗位名分,也讓求職者看到跟單崗位工作持續發展的空間,領會外貿跟單員崗位的工作目標是事實上成為外貿工程的監理,外商項目的代理、用戶的國內經理。
按照項目管理的本意,作為對出口訂單履行全程負責的外貿跟單員可以被定位為項目經理,其自身的執業能力成為訂單盈利的直接保障。那么梳理出項目經理型外貿跟單員崗位的準入條件就成為支點。
  (一)內化崗位核心職責:訂單中心,客戶導向
  將“訂單中心,客戶導向”作為外貿跟單員的核心職責并無異議,但是如何落實到位值得探討。訂單中心與客戶導向,這兩者是看似沖突卻實質共生的辯證關系。
“訂單中心”的合法性源于外貿跟單員崗位來源。訂單型生產經濟模式是催生外貿跟單員崗位的現實溫床,這種市場經濟制度的本質就是契約精神。出口訂單正是市場經濟契約精神的具體物化。這是整個國際貿易活動的依據與核心,自然也是外貿跟單員崗位工作的依據和核心,貫穿在整個訂單執行過程始末。不過,完美執行訂單的終極目標是獲得客戶滿意度,實現共贏。這是“客戶導向”的依據,通過圓滿執行出口訂單獲得自身合理盈利的同時帶給客戶利益,達到維護客戶資源得到重復合作的收益。所以在出口訂單執行過程中,當訂單約定與客戶要求發生沖突時,外貿跟單員需要全盤考慮權衡利弊得失,本著服務客戶第一的精神,做出自己能把控的配合,同時必須要求客戶將任何有違原有出口訂單約定的更改內容或者補充要求以有效方式書面約定,這既是對市場經濟契約精神的尊重也是對自己切身利益的合法保護。能夠將核心職責的理念內化于心、外化為職業操作而不著痕跡就是項目經理的執業水準了。
  如果外貿跟單員能夠吃透“訂單中心,客戶導向”,那么國際貿易實踐中的很多糾紛可以預控于無形,增進工作效能,維護優質客戶關系。
  (二)養成全程跟單能力:精通跟單流程及要領
在后金融危機時代,外貿領域管理層都希望招聘到全能跟單員,保障來之不易的出口訂單順利履行,合理盈利,穩定客戶資源,這關系到外向型企業能否安然度過國際市場低迷期。
  根據外貿跟單業務的進程,通常會分為前程跟單、中程跟單和全程跟單。前程跟單指“跟”到出口貨物的出貨為止 ;中程跟單指“跟”到清關裝船為止;全程跟單指“跟”到貨款到帳,合同履行完畢為止 。可是,這種分類不能滿足后金融危機時代出口訂單履行的現實需求,企業主期待外貿跟單員在熟知整個外貿流程的前提下,通曉外貿跟單流程及要領,全盤協調人與貨、貨與單、貨與款、單與款、客戶與工廠的平衡,切實掌控訂單履行、保障盈利、維護客戶資源。外貿跟單員在出口訂單簽約或者得到意向訂單后開始工作,主要跟單流程有訂單審核、打樣跟單、大貨生產跟單、交付與結算跟單、工廠及客戶的管理與服務跟單 。訂單審核要領在于落實出口產品的品質含包裝要求、數量與交貨期,這三者構成跟單工作的核心要素。打樣跟單要領在于將客戶要求落實到打樣間,打樣準確迅捷并且及時得到客戶確認意見,以贏得客戶信任與交貨時間。大貨生產跟單要領在于把控大貨生產的質量與進程。交付與結算跟單要領在于溝通協調報檢、報關、裝運、保險、結匯等工作,全程對接單證部門,實現貨與款的置換。工廠及客戶的管理與服務跟單要領在于歸檔所合作工廠及客戶資料,保障后續合作的跟單針對性。
  項目經理型外貿跟單員能夠在訂單審核環節預估訂單履行的可能風險,在后續環節從容應對意外,控制成本追求收益最大化,在多方合作中強化優勢化解弱勢,通過提供技術性服務達成共贏,因此成為外貿導向型企業主的最大期盼。
  (三)具備全面職業素能:一體兩翼,展翅高飛
對外貿跟單員的職業素能存在多種解讀,總體上呈現將技能與知識人為拆分,涵蓋內容無所不包的傾向,這會給跟單員崗位職前教育及其在職培訓帶來困擾,直接妨礙崗位執業能力提升。
  回歸問題是解決問題的根本。對外貿跟單員出身的外貿領域管理層及資深外貿跟單員的調研發現:雖然卓越的外貿跟單員通常具有獨特的個人風格,但是都具備了外貿流程知識技能、產品特征與生產過程知識技能、高效溝通技能這三方面素能,無一例外。因此,設定這三者作為外貿跟單員的崗位職業素能,缺一不可,并且分析得出三者之間存在“一體兩翼”的內在關系,其中產品特征與生產過程知識技能是核心,它構成外貿跟單員職業素能的本體,外貿流程知識技能和高效溝通技能是外貿跟單員職業素能的兩翼,構成整體。作為核心成為本體,是因為產品生產及其流向是跟單員開展工作的核心線索,也因為在外貿領域崗位分工中,外貿跟單員是唯一把控產品生產進程與質量的專職崗位。如果外貿跟單員不具備產品特征與生產過程知識技能,那么就架空了跟單員崗位的核心工作內容。一切流于虛無,奢談成為出口訂單履行的項目經理。外貿跟單員只有具備外貿流程知識技能,才可能在訂單履行過程中實現協調與預控;同時,外貿跟單員即便更名為訂單項目經理,事實上并非訂單履行中所涉及的具體部門的經理,在沒有行政權的前提下,高效溝通技能是展開工作的必須裝備。所謂一體兩翼,方能振翅起飛。
  項目經理型外貿跟單員不單完備外貿流程知識技能、產品特征與生產過程知識技能、高效溝通技能三方面職業素能,并且三者能以合理比例儲備,在解決問題時運用自如。
  綜上,在后金融危機時代,外貿跟單員崗位的重要程度顯而易見,但外貿跟單員崗位實際狀況不容樂觀。將外貿跟單員定位為訂單履行的項目經理無疑是種理性的抉擇,但真正兌現落實尚需多方協調、資源整合、制度配套。

 
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